项目四 使用Excel 2010制作电子表格课件PPT

这是一份项目四 使用Excel 2010制作电子表格课件PPT，共60页。

计算机应用基础（Windows 7+Office 2010）
项目四 使用Excel 2010制作电子表格
任务一 Excel 2010使用基础任务二 数据输入与工作表编辑任务三 美化工作表任务四 使用公式和函数任务五 管理工作表数据任务六 使用图表和数据透视表任务七 查看与打印工作表
任务一 Excel 2010使用基础
Excel是Office办公套装软件的另一个重要成员，它是一款优秀的电子表格制作软件，利用它可以快速制作出各种美观、实用的电子表格，以及对数据进行计算、统计、分析和预测等，并可按需要将表格打印出来。
一、认识Excel 2010的工作界面
选择“开始”>“所有程序”>“Microsoft Office”>“Microsoft Excel 2010”菜单，可启动Excel 2010。启动Excel 2010后，映入我们眼帘的便是它的工作界面。可以看出，Excel 2010的工作界面与Word 2010基本相似。不同之处在于，在Excel中，用户所进行的所有工作都是在工作簿、工作表和单元格中完成的。
二、认识工作簿、工作表和单元格
工作簿是Excel用来保存表格内容的文件，其扩展名为“.xlsx”。启动Excel 2010后系统会自动生成一个工作簿。工作表包含在工作簿中，由单元格、行号、列标以及工作表标签组成。行号显示在工作表的左侧，依次用数字1、2……1048576表示；列标显示在工作表上方，依次用字母A、B……XFD表示。默认情况下，一个工作簿包括3个工作表，分别以Sheet1、Sheet2和Sheet3命名。用户可根据实际需要添加、重命名或删除工作表。
在工作表底部有一个工作表标签 ，单击某个标签便可切换到该工作表。如果将工作簿比成一本书的话，那书中的每一页就是工作表。工作表中行与列相交形成的长方形区域称为单元格，它是用来存储数据和公式的基本单位。Excel用列标和行号表示某个单元格。在工作表中正在使用的单元格周围有一个黑色方框，该单元格被称为当前单元格或活动单元格，用户当前进行的操作都是针对活动单元格。Excel工作界面中的编辑栏主要用于显示、输入和修改活动单元格中的数据。在工作表的某个单元格输入数据时，编辑栏会同步显示输入的内容。
三、工作簿基本操作
工作簿的基本操作包括新建、保存、打开和关闭工作簿。新建工作簿：启动Excel 2010时，系统会自动创建一个空白工作簿。如果要新建其他工作簿，可单击“文件”选项卡标签，在打开的界面中选择“新建”项，展开“新建”列表，在“可用模板”列表中选择相应选项，然后单击“创建”按钮，即可创建空白工作簿。也可直接按【Ctrl+N】组合键创建一个空白工作簿。
若要利用模板创建具有一定格式或内容的工作簿，可在“可用模板”列表中选择需要的模板
保存工作簿：单击“文件”选项卡标签，在打开的界面中选择“保存”项，或按【Ctrl+S】组合键，打开“另存为”对话框，左侧的导航窗格中选择保存工作簿的磁盘驱动器或文件夹，在“文件名”编辑框输入工作簿名称，然后单击“保存”按钮即可保存工作簿。
打开工作簿：若要打开一个已建立的工作簿进行查看或编辑，可单击“文件”选项卡标签，在打开的界面中选择“打开”项，打开“打开”对话框，选择要打开的工作簿所在的磁盘驱动器或文件夹，选择要打开的工作簿，然后单击“打开”按钮。
关闭工作簿：要关闭当前打开的工作簿，可在“文件”列表中选择“关闭”项。与关闭Word文档一样，关闭工作簿时，如果工作簿被修改过且未执行保存操作，将弹出一对话框，提示是否保存所做的更改，根据需要单击相应的按钮即可。
四、工作表常用操作
工作表是工作簿中用来分类存储和处理数据的场所，使用Excel制作电子表格时，经常需要进行选择、插入、重命名、移动和复制工作表等操作。要选择单个工作表，直接单击程序窗口左下角的工作表标签即可。要选择多个连续工作表，可在按住【Shift】键的同时单击要选择的工作表标签；要选择不相邻的多个工作表，可在按住【Ctrl】键的同时单击要选择的工作表标签。
默认情况下，工作簿包含3个工作表，若工作表不够用，可单击工作表标签右侧的“插入工作表”按钮 ，在现有工作表末尾插入一个新工作表。若要在某一工作表之前插入新工作表，可在选中该工作表后单击功能区“开始”选项卡“单元格”组中的“插入”按钮，在展开的列表中选择“插入工作表”选项。
我们可以为工作表取一个与其保存的内容相关的名字，从而方便管理工作表。要重命名工作表，可双击工作表标签进入其编辑状态，此时该工作表标签呈高亮显示，然后输入工作表名称，再单击除该标签以外工作表的任意处或按【Enter】键即可。也可右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”菜单项。
要在同一工作簿中移动工作表，可单击要移动的工作表标签，然后按住鼠标左键不放，将其拖到所需位置即可移动工作表。若在拖动的过程中按住【Ctrl】键，则表示复制工作表操作，源工作表依然保留。


移动工作表
复制工作表
若要在不同的工作簿之间移动或复制工作表，可选中要移动或复制的工作表，然后单击功能区“开始”选项卡上“单元格”组中的“格式”按钮，在展开的列表中选择“移动或复制工作表”项，打开“移动或复制工作表”对话框，在“将选定工作表移至工作簿”下拉列表中选择目标工作簿（复制前需要将该工作簿打开），在“下列选定工作表之前”列表中设置工作表移动的目标位置，然后单击“确定”按钮，即可将所选工作表移动到目标工作簿的指定位置；若选中对话框中的“建立副本”复选框，则可将工作表复制到目标工作簿指定位置。
对于没用的工作表可以将其删除，方法是单击要删除的工作表标签，单击功能区“开始”选项卡上“单元格”组中的“删除”按钮，在展开的列表中选择“删除工作表”选项，如果工作表中有数据，将弹出一提示对话框，单击“删除”按钮即可。
任务二 数据输入与工作表编辑
要在单元格中输入数据，只需单击单元格，然后输入数据，按Enter键确认即可。要编辑数据，可双击要编辑数据的单元格，然后进行编辑；或单击单元格后在编辑栏中进行编辑。
一、数据类型
Excel中经常使用的数据类型有文本型数据、数值型数据和时间/日期数据等。文本型数据：是指字母、汉字，或由任何字母、汉字、数字和其他符号组成的字符串，如“季度1”、“AK47”等。文本型数据不能进行数学运算。数值型数据：数值型数据用来表示某个数值或币值等，一般由数字0~9、正号、负号、小数点、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“$”或“￥”和千位分隔符“，”等组成。日期和时间数据：日期和时间数据属于数值型数据，用来表示一个日期或时间。日期格式为“mm/dd/yy”或“mm-dd-yy”；时间格式为“hh:mm(am/pm)”。
二、选择单元格和输入数据的方法
输入数据的一般方法为：在要输入数据的单元格中单击，然后输入数据即可。此外，我们还可使用技巧来快速输入数据，如自动填充序列数据或相同数据等。输入数据后，用户可以向编辑Word文档中的文本一样，对输入的数据进行各种编辑操作，如选择单元格区域，查找和替换数据，移动和复制数据等。
在Excel中进行的大多数操作，都需要首先将要操作的单元格或单元格区域选定。
将鼠标指针移至要选择的单元格上方后单击，即可选中该单元格。此外，还可使用键盘上的方向键选择当前单元格的前、后、左、右单元格。
如果要选择相邻的单元格区域，可按下鼠标左键拖过希望选择的单元格，然后释放鼠标即可；或单击要选择区域的第一个单元格，然后按住【Shift】键单击最后一个单元格，此时即可选择它们之间的所有单元格。
若要选择不相邻的多个单元格或单元格区域，可首先利用前面介绍的方法选定第一个单元格或单元格区域，然后按住【Ctrl】键再选择其他单元格或单元格区域。
输入文本型数据：单击要输入文本的单元格，然后直接输入文本内容，输入的内容会同时显示在编辑栏中。也可单击单元格后在编辑栏中输入数据。输入完毕，按【Enter】键或单击编辑栏中的“输入”按钮确认输入。默认情况下，输入的文本会沿单元格左侧对齐。
在按【Enter】键确认输入时，光标会跳转至当前单元格的下方单元格中。若要使光标跳转至当前单元格的右侧单元格中，可按【Tab】键或【→】键。此外，按【←】键可将光标移动到当前单元格左侧的单元格中。
如果在输入数据的过程中出现错误，可以使用【Backspace】键删除错误的文本。如果确认输入过后才发现错误，则需双击需要修改的单元格，然后在该单元格中进行修改。也可单击单元格，然后将光标定位在编辑栏中修改数据。如果单击某个有数据的单元格，然后直接输入数据，则单元格中原来的数据将被替换。 此外，单击某个单元格，然后按【Delete】键或【Backspace】键，可删除该单元格中的全部内容。在输入数据时，还可以通过单击编辑栏中的“取消”按钮 或按【Esc】键取消本次输入。
当输入的数据超过了单元格宽度，导致数据不能在单元格中正常显示时，可选中该单元格，然后通过编辑栏查看和编辑数据。
输入数值型数据时要注意以下几点。输入百分比数据：可以直接在数值后输入百分号“%”。如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“－”，或给数字加上圆括号。例如，输入“－5”或“（5）”都可在单元格中得到－5。如果要输入分数，如1/5，应先输入“0”和一个空格，然后输入“1/5”。否则，Excel会把该数据作为日期格式处理，单元格中会显示“1月5日”。
输入大多数数值型数据时，直接输入即可，Excel会自动将数值型数据沿单元格右侧对齐。
输入日期：用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。首先输入年份，然后输入1~12数字作为月，再输入1~31数字作为日。输入时间：在Excel中输入时间时，可用冒号（:）分开时间的时、分、秒。系统默认输入的时间是按24小时制的方式输入的。

按快捷键【Ctrl +;】，可在单元格中插入当前日期；按快捷键【Ctrl + Shift +;】，可在单元格中插入当前时间。如果要同时输入日期和时间，则应在日期与时间之间用空格加以分隔。
自动填充数据：在Excel工作表的活动单元格的右下角有一个小黑方块，称为填充柄，通过上下或左右拖动填充柄可以自动在其他单元格填充与活动单元格内容相关的数据，如序列数据或相同数据。其中，序列数据是指有规律地变化的数据，如日期、时间、月份、等差或等比数列。
输入示例数据，然后向要填充数据的单元格拖动填充柄，再在“自动填充选项”列表中选择相应的选项
在“自动填充选项”按钮列表中选择“复制单元格”时，可填充相同数据和格式；选择“仅填充格式”或“不带格式填充”时，则只填充相同格式或数据。要填充指定步长的等差或等比序列，可在前两个单元格中输入序列的前两个数据，如在A1、A2单元格中分别输入1和3，然后选定这两个单元格，并拖动所选单元格区域的填充柄至要填充的区域，释放鼠标左键即可。单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“填充”按钮 ，在展开填充列表中选择相应的选项也可填充数据。但该方式需要提前选择要填充的区域。
利用该对话框可使用等差序列、等比序列等进行填充
若要一次性在所选单元格区域填充相同数据，也可先选中要填充数据的单元格区域，然后输入要填充的数据，，输入完毕按【Ctrl+Enter】组合键。

使用“序列”对话框进行填充时，可只选择起始单元格，此时必须在“序列”对话框中设置终止值，否则将无法生成填充序列。
三、编辑数据
编辑工作表时，可以修改单元格数据，将单元格或单元格区域中的数据移动或复制到其他单元格或单元格区域，还可以清除单元格或单元格区域中的数据，以及在工作表中查找和替换数据等。
双击工作表中要编辑数据的单元格，将鼠标指针定位到单元格中，然后修改其中的数据即可。也可单击要修改数据的单元格，然后在编辑栏中进行修改。
如果要移动单元格内容，可选中要移动内容的单元格或单元格区域，将鼠标指针移至所选单元格区域的边缘，然后按下鼠标左键，拖动鼠标指针到目标位置后释放鼠标左键即可。若在拖动过程中按住【Ctrl】键，则拖动操作为复制操作。
若将数据移动到有内容的单元格区域，会弹出对话框提示用户是否替换目标单元格区域中的内容。若是复制数据，则不会弹出任何提示。选中单元格后，也可使用“开始”选项卡“剪贴板”组中的按钮，或利用快捷键【Ctrl+C】、【Ctrl+X】和【Ctrl+V】来复制、剪切和粘贴所选单元格的内容，操作方法与在Word中的操作相似。与Word中的粘贴操作不同的是，在Excel中可以有选择地粘贴全部内容，或只粘贴公式或值等。
对于一些大型的表格，如果需要查找或替换表格中的指定内容，可利用Excel的查找和替换功能实现。操作方法与在Word中查找和替换文档中的指定内容相同。
若要删除单元格内容或格式，可选中要清除内容或格式的单元格或单元格区域，如上步复制过来的单元格数据所在区域，单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“清除”按钮 ，在展开的列表中选择相应选项选项，可清除单元格中的内容、格式或批注等。
合并单元格是指将相邻的单元格合并为一个单元格。合并后，将只保留所选单元格区域左上角单元格中的内容。选择要合并的单元格，单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮 ，或单击该按钮右侧的三角按钮，在展开的列表中选择“合并后居中”项。
若在列表中选择“合并单元格”项，合并后单元格中的文字不居中对齐；若选择“跨越合并”项，会将所选单元格按行合并。要想将合并后的单元格拆分开，只需选中该单元格，然后再次单击“合并后居中”按钮即可
用户可对工作表中的单元格、行与列进行各种编辑操作。例如，插入单元格、行或列；调整行高或列宽以适应单元格中的数据。这些操作都可通过选中单元格、行、列后，在“开始”选项卡“单元格”组中的“插入”列表中选择相应的选项实现。
四、编辑工作表的常用方法

默认情况下，Excel中所有行的高度和所有列的宽度都是相等的。用户可以利用鼠标拖动方式和“格式”列表中的命令来调整行高和列宽。
利用该方法可调整多行的行高和多列的列宽
要精确调整行高，可先选中要调整行高的单元格或单元格区域，然后单击“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”按钮，在展开的列表中选择“行高”选项，在打开的“行高”对话框中设置行高值，单击“确定”按钮。用同样的方法 ，可精确调整列宽。
此外，将鼠标指针移至行号下方或列标右侧的边线上，待指针变成上下或左右双向箭头时，双击边线，系统会根据单元格中数据的高度和宽度自动调整行高和列宽；也可在选中要调整的单元格或单元格区域后，在“格式”按钮列表中选择“自动调整行高”或“自动调整列宽”项，自动调整行高和列宽。
在制作表格时，可能会遇到需要在有数据的区域插入或删除单元格、行、列的情况。
要在工作表某行上方插入一行或多行，可首先在要插入的位置选中与要插入的行数相同数量的行，或选中单元格，然后单击“开始”选项卡上“单元格”组中“插入”按钮下方的三角按钮 ，在展开的列表中选择“插入工作表行”选项。
要在工作表某列左侧插入一列或多列，可在要插入的位置选中与要插入的列数相同数量的列，或选中单元格，然后在“插入”按钮列表中选择“插入工作表列”选项。
要删除行，可首先选中要删除的行，或要删除的行所包含的单元格，然后单击“单元格”组“删除”按钮下方的三角按钮，在展开的列表中选择“删除工作表行”选项。若选中的是整行，则直接单击“删除”按钮也可。
要删除列，可首先选中要删除的列，或要删除的列所包含的单元格，然后在“删除”按钮列表中选择“删除工作表列”选项。
要插入单元格，可在要插入单元格的位置选中与要插入的单元格数量相同的单元格，然后在“插入”列表中选择“插入单元格”选项，打开“插入”对话框，在其中设置插入方式，单击“确定”按钮。

活动单元格右移：在当前所选单元格处插入单元格，当前所选单元格右移。活动单元格下移：在当前所选单元格处插入单元格，当前所选单元格下移。整行：插入与当前所选单元格行数相同的整行，当前所选单元格所在的行下移。整列：插入与当前所选单元格列数相同的整列，当前所选单元格所在的列右移。
要删除单元格，可选中要删除的单元格或单元格区域，然后在“单元格”组的“删除”按钮列表中选择“删除单元格”选项，打开“删除”对话框，设置一种删除方式，单击“确定”按钮。
右侧单元格左移：删除所选单元格，所选单元格右侧的单元格左移。活动单元格下移：删除所选单元格，所选单元格下侧的单元格上移。整行：删除所选单元格所在的整行。整列：删除所选单元格所在的整列。
任务三 美化工作表
要美化工作表，可选中要进行美化操作的单元格或单元格区域，然后进行相关操作即可，如设置单元格格式，为单元格设置条件格式，对表格套用系统内置的样式等。
一、设置字符格式和对齐方式
在Excel中设置表格内容字符格式和对齐方式的操作与在Word中设置相似。即选中要设置格式的单元格，然后在“开始”选项卡“字体”组或“字体”对话框中进行设置即可。
在该下拉列表中设置字体
在该下拉列表中设置字号
在该下拉列表中设置字体颜色
单击这些按钮可设置字形
通常情况下，输入到单元格中的文本为左对齐，数字为右对齐，逻辑值和错误值为居中对齐。我们可以通过设置单元格的对齐方式，使整个表格看起来更整齐。对于简单的对齐操作，可在选中单元格或单元格区域后直接单击“开始”选项卡上“对齐方式”组中的相应按钮。对于较复杂的对齐操作，例如，想让单元格中的数据两端对齐、分散对齐或设置缩进量对齐等，则可以利用“设置单元格格式”对话框的“对齐”选项卡来进行。
从左至右依次为：顶端对齐、垂直居中、底端对齐
从左至右依次为：文本左对齐、居中、文本右对齐
二、设置数字格式
若希望设置更多的数字格式，可单击“数字”组中“数字格式”下拉列表框右侧的三角按钮，在展开的下拉列表中进行选择。此外，若希望为数字格式设置更多选项，可单击“数字”组右下角的对话框启动器按钮 ，或在“数字格式”下拉列表中选择“其他数字格式”选项，打开“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡进行设置。
① 选择数字格式
② 设置所选数字格式的样式
“会计专用”格式也用于表示货币值，与“货币”格式不同的是，它会对齐货币符号和小数点
三、设置边框和底纹
在Excel工作表中，虽然从屏幕上看每个单元格都带有浅灰色的边框线，但是实际打印时不会出现任何线条。为了使表格中的内容更为清晰明了，可以为表格添加边框。此外，通过为某些单元格添加底纹，可以衬托或强调这些单元格中的数据，同时使表格显得更美观。

对于简单的边框设置和底纹填充，可在选定要设置的单元格或单元格区域后，利用“开始”选项卡上“字体”组中的“边框”按钮 和“填充颜色”按钮 进行设置。
使用“边框”和“填充颜色”列表进行单元格边框和底纹设置有很大的局限性，如边框线条的样式和颜色比较单调，无法为所选单元格区域的不同部分设置不同的边框线，以及只能设置纯色底纹等。要设置复杂的边框和底纹，可利用“设置单元格格式”对话框的“边框”和“填充”选项卡进行设置。
在此选择线条样式
在此设置线条颜色
单击“无”按钮，可取消所选单元格区域的边框；设置好线条样式和颜色后，单击“外边框”和按钮，可将设置应用于所选单元格区域的外边框，单击“内部”按钮，可将设置应用于所选单元格区域的内部
还可单击“边框”设置区的相应按钮，将设置应用于按钮对应的框线，或取消对应的框线
在此预览边框设置效果
在此可选择纯色填充
单击该按钮可设置渐变填充
在该下拉列表框中可选择图案填充，并可通过“图案颜色”下拉列表框选择图案颜色
四、设置条件格式
在Excel中应用条件格式，可以让满足特定条件的单元格以醒目方式突出显示，便于我们对工作表数据进行更好的比较和分析。
设置规则：选中要添加条件格式的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡上“样式”组中的“条件格式”按钮 ，在展开的列表中列出了5种条件规则，选择某个规则，在打开的对话框中进行相应的设置并确定即可。
突出显示单元格规则：突出显示所选单元格区域中符合特定条件的单元格。项目选取规则：其作用与突出显示单元格规则相同，只是设置条件的方式不同。数据条：使用数据条来标识各单元格中相对其他单元格的数据值的大小。数据条的长度代表单元格中值的大小。数据条越长，表示值越高，数据条越短，表示值越低。在观察大量数据中的较高值和较低值时，数据条尤其有用。色阶：是用颜色的深浅或刻度来表示值的高低。其中，双色刻度使用两种颜色的渐变来帮助比较单元格区域。图标集：使用图标集可以对数据进行注释，并可以按阈值将数据分为三到五个类别，每个图标代表一个值的范围。
数据条
色阶
图标
自定义条件格式：如果系统自带的条件格式规则不能满足需求，还可以单击“条件格式”按钮列表底部的“新建规则”选项，或在各规则列表中选择“其他规则”选项，在打开的对话框中自定义条件格式。此外，对于已应用了条件格式的单元格，我们还可对条件格式进行编辑、修改，方法是在“条件格式”按钮列表中选择“管理规则”项，打开“条件格式规则管理器”对话框，在“显示其格式规则”下拉列表中选择“当前工作表”项，此时对话框下方将显示当前工作表中设置的所有条件格式规则，在其中编辑、修改条件格式并确定即可。
当不需要应用条件格式时，可以将其删除，方法是：打开工作表，然后在“条件格式”按钮列表中选择“清除规则”选项中相应的子项。
五、自动套用样式
除了利用前面介绍的方法美化表格外，Excel 2010还提供了许多内置的单元格样式和表样式，利用它们可以快速对表格进行美化。
应用单元格样式。选中要套用单元格样式的单元格区域，单击“开始”选项卡“样式”组中的“其他”按钮 ，在展开的列表中选择要应用的样式，即可将其应用于所选单元格。
应用表样式。选中要应用样式的单元格区域，单击“开始”选项卡“样式”组中的“套用表格格式”按钮 ，在展开的列表中单击要使用的表格样式，在打开的“套用表格式”对话框中单击“确定”按钮，所选单元格区域将自动套用所选表格样式。
任务四 使用公式和函数
Excel强大的计算功能主要依赖于其公式和函数，利用它们可以对表格中的数据进行各种计算和处理。
一、认识公式及公式中的运算符
公式由运算符和参与运算的操作数组成。运算符可以是算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符；操作数可以是常量、单元格引用和函数等。要输入公式必须先输入“=”，然后再在其后输入运算符和操作数，否则Excel会将输入的内容作为文本型数据处理。
运算符是用来对公式中的元素进行运算而规定的特殊符号。Excel包含4种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。
算术运算符有6个，其作用是完成基本的数学运算，并产生数字结果。
比较运算符有6个，它们的作用是比较两个值，并得出一个逻辑值，即“TRUE（真）”或“FALSE（假）”。
文本运算符： 使用文本运算符“＆”（与号）可将两个或多个文本值串起来产生一个连续的文本值。例如：输入“祝你”＆“快乐、开心！”会生成“祝你快乐、开心！”。
引用运算符有3个，它们的作用是将单元格区域进行合并计算。
二、单元格引用
引用的作用是通过标识工作表中的单元格或单元格区域，来指明公式中所使用的数据的位置。通过单元格的引用，可以在一个公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用一个单元格中的数据，还可以引用同一个工作簿中不同工作表中的数据。当公式中引用的单元格数值发生变化时，公式的计算结果也会自动更新。


引用不同工作表间的单元格在同一工作簿中，不同工作表中的单元格可以相互引用，它的表示方法为：“工作表名称!单元格或单元格区域地址”。如：Sheet2!F8:F16引用不同工作簿中的单元格在当前工作表中引用不同工作簿中的单元格的表示方法为：[工作簿名称.xlsx]工作表名称！单元格（或单元格区域）地址
相对引用：相对引用指的是单元格的相对地址，其引用形式为直接用列标和行号表示单元格，例如B5，或用引用运算符表示单元格区域，如B5：D15。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。默认情况下，公式使用相对引用。引用单元格区域时，应先输入单元格区域起始位置的单元格地址，然后输入引用运算符，再输入单元格区域结束位置的单元格地址。绝对引用：绝对引用是指引用单元格的精确地址，与包含公式的单元格位置无关，即不论将公式复制或移动到什么位置，引用的单元格地址的行和列都不会改变。绝对引用的引用形式为在列标和行号的前面都加上“$”符号，如$B$5：$D$15。混合引用：引用中既包含绝对引用又包含相对引用的称为混合引用，如A$1或$A1等，用于表示列变行不变或列不变行变的引用。
要创建公式，可以直接在单元格中输入，也可以在编辑栏中输入，输入方法与输入普通数据相似。
也可在输入等号后单击要引用的单元格，然后输入运算符，再单击要引用的单元格（引用的单元格周围会出现不同颜色的边框线，它与单元格地址的颜色一致，便于用户查看）。
三、使用公式
移动和复制公式的操作与移动、复制单元格内容的操作方法是一样的。所不同的是，移动公式时，公式内的单元格引用不会更改，而复制公式时，单元格引用会根据所用引用类型而变化，即系统会自动改变公式中引用的单元格地址。


利用填充柄复制公式
要修改公式，可单击含有公式的单元格，然后在编辑栏中进行修改，或双击单元格后直接在单元格中进行修改，修改完毕按【Enter】键确认。 删除公式是指将单元格中应用的公式删除，而保留公式的运算结果。
删除公式

四、认识函数及常用函数类型
函数是预先定义好的表达式，它必须包含在公式中。每个函数都由函数名和参数组成，其中函数名表示将执行的操作（如求平均值函数AVERAGE），参数表示函数将作用的值的单元格地址，通常是一个单元格区域（如A2：B7单元格区域），也可以是更为复杂的内容。在公式中合理地使用函数，可以完成诸如求和、逻辑判断和财务分析等众多数据处理功能。
使用函数时，应首先确认已在单元格中输入了“=”号，即已进入公式编辑状态。接下来可输入函数名称，再紧跟着一对括号，括号内为一个或多个参数，参数之间要用逗号来分隔。用户可以在单元格中手工输入函数，也可以使用函数向导输入函数。
常用函数及其使用范例


手工输入一般用于参数比较单一、简单的函数，即用户能记住函数的名称、参数等，此时可直接在单元格中输入函数。
五、使用函数


如果不能确定函数的拼写或参数，可以使用函数向导输入函数。

在工作表中选择要进行计算的单元格区域
也可以使用“公式”选项卡“函数库”组中的按钮来输入函数，方法是单击相应函数类型下方的三角按钮，从弹出的列表中选择需要插入的函数。
任务五 管理工作表数据
除了可以利用公式和函数对工作表数据进行计算和处理外，还可以利用Excel提供的数据排序、筛选、分类汇总，以及合并计算等功能来管理和分析工作表中的数据。
一、数据排序
简单排序是指对数据表中的单列数据按照Excel默认的升序或降序的方式排列。单击要进行排序的列中的任一单元格，再单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中“升序”按钮或“降序”按钮，所选列即按升序或降序方式进行排序。

在Excel中，不同数据类型的默认排序方式如下。升序排序数字：按从最小的负数到最大的正数进行排序。日期：按从最早的日期到最晚的日期进行排序。文本：按照特殊字符、数字（0…9）、小写英文字母（a…z）、大写英文字母（A…Z）、汉字（以拼音排序）排序。逻辑值：FALSE排在TRUE之前。错误值：所有错误值（如#NUM!和#REF!）的优先级相同。空白单元格：总是放在最后。降序排序与升序排序的顺序相反。
当工作表中的单元格引用了其他单元格内的数据时，有可能因排序的关系，使公式的引用地址错误，从而使工作表中的数据不正确。
多关键字排序就是对工作表中的数据按两个或两个以上的关键字进行排序。在此排序方式下，为了获得最佳结果，要排序的单元格区域应包含列标题。 对多个关键字进行排序时，在主要关键字完全相同的情况下，会根据指定的次要关键字进行排序；在次要关键字完全相同的情况下，会根据指定的下一个次要关键字进行排序，依次类推。
单击要进行排序操作工作表中的任意非空单元格，然后单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“排序”按钮 ，在打开的“排序”对话框中设置主要和次要关键字条件，最后确定即可。
如果需要的话，可为排序添加多个次要关键字
二、数据筛选
在对工作表数据进行处理时，有时需要从工作表中找出满足一定条件的数据，这时可以用Excel的数据筛选功能显示符合条件的数据，而将不符合条件的数据隐藏起来。Excel提供了自动筛选和高级筛选两种筛选方式，无论使用哪种方式，要进行筛选操作，数据表中必须有列标签。
单击有数据的任意单元格，或选中要参与数据筛选的单元格区域，然后单击“数据”选项卡“排序和筛选”组中的“筛选”按钮 ，此时标题行单元格的右侧将出现三角筛选按钮，单击列标题右侧的三角筛选按钮 ，在展开的列表中选择相应选项并进行相应设置，即可筛选出所需数据。
自动筛选一般用于简单的筛选，筛选时将不需要显示的记录暂时隐藏起来，只显示符合条件的记录。自动筛选有3种筛选类型：按列表值、按格式或按条件。这三种筛选类型是互斥的，用户只能选择其中的一种进行数据筛选。
筛选出“销售额”大于或等于100000的记录
高级筛选用于条件较复杂的筛选操作，其筛选结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来，也可以在新的位置显示筛选结果，不符合条件的记录同时保留在数据表中，从而便于进行数据的对比。 要通过多个条件来筛选单元格区域，应首先在选定工作表中的指定区域创建筛选条件，然后单击数据区域中任一单元格，也可先选中要进行高级筛选的数据区域，再单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“高级”按钮，打开“高级筛选”对话框，接下来分别选择要筛选的单元格区域、筛选条件区域和保存筛选结果的目标区域。
条件的标题必须与筛选区域的标题保持一致
选择筛选结果放置位置、确认要进行筛选操作的数据区域，并单击“条件区域”右侧的压缩对话框按钮
“品牌”为海尔，且“销售额”大于40000的记录

选择条件区域后单击展开对话框按钮
选择筛选结果放置位置后单击展开对话框按钮
对于不再需要的筛选可以将其取消。若要取消在数据表中对某一列进行的筛选，可以单击该列列标签单元格右侧的筛选按钮，在展开的列表中选择“全选”复选框，然后单击“确定”按钮。此时筛选按钮上的筛选标记消失，该列所有数据显示出来。
三、分类汇总



分类汇总是把数据表中的数据分门别类地进行统计处理，无需建立公式，Excel将会自动对各类别的数据进行求和、求平均值、统计个数、求最大值（最小值）和总体方差等多种计算，并且分级显示汇总的结果，从而增加了工作表的可读性，使用户能更快捷地获得需要的数据并做出判断。
分类汇总分为简单分类汇总和嵌套分类汇总两种方式。无论哪种方式，要进行分类汇总的数据表的第一行必须有列标签，而且在分类汇总之前必须先对数据进行排序，以使得数据中拥有同一类关键字的记录集中在一起，然后再对记录进行分类汇总操作。
简单分类汇总指对数据表中的某一列以一种汇总方式进行分类汇总。
先对要进行分类汇总操作的列进行排序，然后打开“分类汇总”对话框进行设置。

设置分类汇总项
以“销售员”作为分类字段，对“销售额”进行求和分类汇总
在“分类字段”下拉列表进行选择时，该字段必须是已经排序的字段，如果选择没有排序的列标题作为分类字段，最后的分类结果是不正确的。 此外，在“分类汇总”对话框中做设置时，注意在“选定汇总项”列表框中选择的汇总项要与“汇总方式”下拉列表中选择的汇总方式相符合。例如，文本是不能进行平均值计算的。
嵌套分类汇总是指在一个已经建立了分类汇总的工作表中再进行另外一种分类汇总，两次分类汇总的字段是不相同的，其他项可以相同，也可以不同。 在建立嵌套分类汇总前首先对工作表中需要进行分类汇总的字段进行多关键字排序，排序的主要关键字应该是第1级汇总关键字，排序的次要关键字应该是第2级汇总关键字，其他的依次类推。 有几套分类汇总就需要进行几次分类汇总操作，第2次汇总是在第1次汇总的结果上进行操作的，第3次汇总操作是在第2次汇总的结果上进行的，依次类推。
在“空调销售表”中分别以“销售员”和“品牌”作为分类字段，对“销售额”进行求和汇总。
对工作表进行多关键字排序
设置嵌套分类汇总项
以“销售员”和“品牌”作为分类字段，对“销售额”进行求和汇总
对工作表中的数据执行分类汇总后，Excel会自动按汇总时的分类分级显示数据。分级显示明细数据：在分级显示符号中单击所需级别的数字，较低级别的明细数据会隐藏起来。隐藏与显示明细数据：单击工作表左侧的折叠按钮可以隐藏原始数据，此时该按钮变为，单击该按钮将显示组中的原始数据。清除分级显示：不需要分级显示时，可以根据需要将其部分或全部的分级删除。方法是选择要取消分级显示的行，然后单击“数据”选项卡上“分级显示”组中的“取消组合”>“清除分级显示”项，可取消部分分级显示；要取消全部分级显示，可单击分类汇总工作表中的任意单元格，然后单击“数据”选项卡上“分级显示”组中的“取消组合”>“清除分级显示”项即可。
要取消分类汇总，可打开“分类汇总”对话框，单击“全部删除”按钮。删除分类汇总的同时，Excel会删除与分类汇总一起插入到列表中的分级显示。
任务六 使用图表和数据透视表
Excel可以根据表格中的数据生成各种形式的图表，从而直观、形象地表示和反映数据的意义和变化，使数据易于阅读、评价、比较和分析。此外，还可使用数据透视表来帮助用户从不同的角度观察和分析数据。
一、创建、编辑和美化图表
利用Excel图表可以直观地反映工作表中的数据，方便用户进行数据的比较和预测。要创建和编辑图表，首先需要认识图表的组成元素（称为图表项），下面以柱形图为例，它主要由图表区、标题、绘图区、坐标轴、图例、数据系列等组成。
Excel 2010支持创建各种类型的图表，如柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图、散点图等，使我们可以用多种方式表示工作表中的数据，例如，可以用柱形图比较数据间的多少关系；用折线图反映数据的变化趋势；用饼图表现数据间的比例分配关系。
要创建图表，首先选中要创建图表的数据区域，然后选择一种图表类型即可。


按销售员汇总销售额创建的柱形图表
编辑图表：创建图表后，其将自动被选中，此时在Excel 2010的功能区将出现“图表工具”选项卡，其包括3个子选项卡：设计、布局和格式。用户可以利用这三个子选项卡对创建的图表进行编辑和美化。“图表工具 布局”选项卡主要用来添加或取消图表的组成元素。
单击图表将其激活
为图表添加标题
为图表添加主要横坐标标题
为图表添加主要纵坐标标题


关闭图例显示
显示数据标签
对图表进行编辑后的效果
美化图表：利用“图表工具 格式”选项卡可分别对图表的图表区、绘图区、标题、坐标轴、图例项、数据系列等组成元素进行格式设置，如使用系统提供的形状样式快速设置，或单独设置填充颜色、边框颜色和字体等，从而美化图表。
设置绘图区的形状样式
设置图表区的形状填充
美化图表后的效果
如果要快速美化图表，可在“图表工具 设计”选项卡的“图表样式”组中选择一种系统内置的图表样式。利用该选项卡还可以移动图表（可将图表单独放在一个工作表中），转换图表类型，更改图表的数据源等。
数据透视表能够将数据筛选、排序和分类汇总等操作依次完成（不需要使用公式和函数），并生成汇总表格，是Excel强大数据处理能力的具体体现。为确保数据可用于数据透视表，在创建数据源时需要做到如下几个方面：删除所有空行或空列。删除所有自动小计。确保第一行包含列标签。确保各列只包含一种类型的数据，而不能是文本与数字的混合。创建数据透视表的操作很简单，用户要重点掌握的是如何利用它筛选和分类汇总数据，以对数据进行立体化的分析。
二、创建数据透视表
同创建普通图表一样，要创建数据透视表，首先要有数据源，这种数据可以是现有的工作表数据或外部数据，然后在工作簿中指定放置数据透视表的位置，最后设置字段布局。
任意单元格
确认该要创建数据透视表的数据区域
将一个空的数据透视表添加到指定位置，此时“数据透视表工具”选项卡自动显示，且窗口右侧显示“数据透视表字段列表”窗格，以便用户添加字段、创建布局和自定义数据透视表
默认情况下，“数据透视表字段列表”窗格显示两部分：上方的字段列表区是源数据表中包含的字段（列标签），将其拖入下方字段布局区域中的“列标签”、“行标签”和“数值”等列表框中，即可在报表区域（工作表编辑区）显示相应的字段和汇总结果。“数据透视表字段列表”窗格下方各选项的含义如下：数值：用于显示汇总数值数据。行标签：用于将字段显示为报表侧面的行。列标签：用于将字段显示为报表顶部的列。报表筛选：用于基于报表筛选中的选定项来筛选整个报表。
布局字段：将相应字段拖到所需位置

筛选需要汇总的数据

创建了数据透视表后，单击透视表区域任一单元格，将显示“数据透视表字段列表”窗格，用户可在其中更改字段。其中，在字段布局区单击添加的字段，从弹出的列表中选择“删除字段”项可删除字段；对于添加到“数值”列表中的字段，还可选择“值字段设置”选项，在打开的对话框中重新设置字段的汇总方式，如将“求和”改为“平均值”。

创建数据透视表后，还可利用“数据透视表工具 选项”选项卡更改数据透视表的数据源，添加数据透视图等。例如，单击“数据透视图”按钮，打开“插入图表”对话框，选择一种图表类型，单击“确定”按钮即可插入数据透视图。
任务七 查看和打印工作表
工作表制作完毕，一般都会将其打印出来，但在打印前还需进行一些设置，如设置工作表页面，设置要打印的区域，以及对多页工作表进行分页预览和调整分页等，这样才能按要求完美地打印工作表。
在对大型表格进行编辑时，由于屏幕所能查看的范围有限而无法做到数据的上下、左右对照，此时可利用Excel提供的拆分功能，对表格进行“横向”或“纵向”分割，以便同时观察或编辑表格的不同部分。此外，在查看大型报表时，往往因为行、列数太多，而使得数据内容与行列标题无法对照。此时，虽可通过拆分窗格来查看，但还是会常常出错。而使用“冻结窗格”命令则可解决此问题，从而大大地提高工作效率。
一、拆分和冻结窗格
水平拆分：将鼠标指针移到窗口右上角的水平拆分框上，当鼠标指针变为拆分形状 时，按住鼠标左键向下拖动，至适当的位置松开鼠标左键，即可在该位置生成一条拆分条，将窗格一分为二。垂直拆分：将鼠标指针移至窗口右下角的垂直拆分框上然后按住鼠标左键并向左拖动，至适当的位置松开鼠标左键，可将窗格左右拆分。
在对大型表格进行编辑时，由于屏幕所能查看的范围有限而无法做到数据的上下、左右对照，此时就可利用Excel提供的拆分功能，对表格进行“横向”或“纵向”分割，以便同时观察或编辑表格的不同部分。
拆分窗格后，单击某个窗格中的任意单元格，然后滚动鼠标滚轮，可上下查看该窗格中隐藏的数据，其他窗格不受影响。取消拆分。双击拆分条或单击“视图”选项卡上“窗口”组中的“拆分”按钮 ，可取消拆分。要注意的是，若先前没对工作表进行拆分，则单击该按钮可在当前所选的行、列或单元格位置对工作表进行拆分。
利用冻结窗格功能，可以保持工作表的某一部分数据在其他部分滚动时始终可见。如在查看过长的表格时保持首行可见，在查看过宽的表格是保持首列可见。
冻结窗格：选中表格行中的任意单元格，然后单击“视图”选项卡上“窗口”组中的“冻结窗格”按钮 ，在展开的列表中选择“冻结拆分窗格”项。此时，所选行以上行被冻结，当拖动垂直滚动条向下查看工作表内容时，这些行始终显示。
取消冻结窗格：单击工作表中的任意单元格，然后在“冻结窗格”下拉列表中选择“取消冻结窗格”项。
在Excel中设置纸张大小、方向和页边距的方法与在Word中的设置是相同的，都是利用“页面布局”选项卡上“页面设置”组中的相关按钮进行设置，或单击“页面设置”组右下角的对话框启动器按钮，在打开的“页面设置”对话框中进行设置。
二、设置页面、页眉和页脚
在“页边距”选项卡中选择“水平”和“垂直”复选框，可使打印的表格在打印纸上水平和垂直居中。在设置打印方向时，当要打印的表格高度大于宽度时，通常选择“纵向”；当宽度大于高度时，通常选择“横向”。


页眉和页脚分别位于打印页的顶端和底端，通常用来打印表格名称、页号、作者名称或时间等。如果工作表有多页，为其设置页眉和页脚可方便用户查看。 用户可为工作表添加系统预定义的页眉或页脚，也可以添加自定义的页眉或页脚。
在列表中可为工作表添加系统预定义的页眉或页脚
在对话框中可自定义页眉
在对话框中可自定义页脚
可看到设置的页眉和页脚
三、设置打印区域和打印标题
默认情况下，Excel会自动选择有文字的最大行和列作为打印区域，而通过设置打印区域可以只打印工作表中的部分数据。此外，如果工作表有多页，正常情况下，只有第一页能打印出标题行或标题列，为方便查看表格，通常需要为工作表的每页都加上标题行或标题列。
选中要设置为打印区域的单元格区域，然后在“打印区域”列表中选择“设置打印区域”项即可。选择“取消打印区域”选项，可取消设置的打印区域。
要设置打印标题，可在“页面设置”对话框的“工作表”选项卡中进行。
在工作表中拖动鼠标选择要作为标题的行
四、分页预览和设置分页符
单击“视图”选项卡上“工作簿视图”组中的“分页预览”按钮，可以将工作表从普通视图切换到分页预览视图。

蓝色虚线为分页预览视图中的自动分页符
如果需要打印的工作表中的内容不止一页，Excel会自动插入分页符，将工作表分成多页
默认分页符的位置取决于纸张的大小和页边距设置等。我们也可在分页预览视图中改变默认分页符的位置，或插入、删除分页符，从而使表格的分页情况符合打印要求。要调整分页符的位置，只需将鼠标指针放置在分页符上，然后拖动鼠标即可。


利用鼠标拖动方法调整分页符位置

在指定位置上方插入水平分页符
要插入分页符，可选中要插入水平或垂直分页符位置的下方行或右侧列，然后单击功能区“页面布局”选项卡上“页面设置”组中的“分隔符”按钮，在展开的列表中选择“插入分页符”项即可。

如果单击工作表的任意单元格，然后在“分隔符”列表中选择“插入分页符”项，Excel将同时插入水平分页符和垂直分页符，将1页分成4页。
单击垂直分页符右侧或水平分页符下方的单元格，或单击垂直分页符和水平分页符交叉处右下角的单元格，然后单击“分隔符”列表中的“删除分页符”项，可删除手动分页符。注意，不能删除系统自动插入的分页符。
五、预览和打印文件


单击功能区的“文件”选项卡标签，在打开的“文件”选项卡中单击“打印”项，可以在其右侧的窗格中查看打印前的实际打印效果，从中可看到设置的页眉和页脚，以及在每页打印标题等。
单击右侧窗格左下角的“上一页”按钮 和“下一页”按钮 ，可查看前一页或下一页的预览效果。在这两个按钮之间的编辑框中输入页码数字，然后按【Enter】键，可快速查看该页的预览效果。若对预览效果满意，在“份数”编辑框中输入打印份数，在“页数……至……”编辑框中输入打印的页面范围，然后单击“打印”按钮，即可按设置打印工作表。
谢谢欣赏！